Die Herausforderung: Aufnahme unter Hochdruck

Warum Neuaufnahmen Ihr Team an die Grenzen bringen

Fachkräftemangel trifft auf Dokumentationsdruck

Pflegeeinrichtungen stehen unter enormem Druck: akuter Fachkräftemangel, wachsende Dokumentationspflichten und strenge Prüfungen durch den Medizinischen Dienst (MD) belasten die Teams bis ans Limit. Besonders die Aufnahme neuer Bewohner*innen ist kritisch: Innerhalb von 24 Stunden müssen Hunderte Informationen erhoben und MD-konform dokumentiert werden – zusätzlich zum laufenden Pflegealltag. Unter diesem Zeitdruck bleiben bei 35–40 % der Neuaufnahmen wichtige Risikoeinschätzungen unvollständig oder verspätet.

Vermeidbare Risiken und Haftungsgefahren

Wenn Dokumentation zur Sicherheitsfrage wird

Lücken in der Dokumentation haben handfeste Folgen: Vermeidbare Risiken bleiben unerkannt und führen zu Komplikationen wie Stürzen, Dekubitus oder Medikationsfehlern, die zusätzliche Krankenhausaufenthalte nötig machen. Studien zeigen, dass bis zu 36 % der Klinikeinweisungen aus Pflegeheimen vermeidbar wären – ein enormes Qualitäts- und Einsparpotenzial. Gleichzeitig erschwert fehlende Dokumentation die Nachweisführung im Schadensfall und erhöht Haftungsrisiken für Ihre Einrichtung.

Leistungen für Pflegeeinrichtungen

Unsere Lösung für stationäre Pflegeeinrichtungen – sicher, strukturiert, entlastend

NaviCare Now übernimmt den kritischsten Prozess Ihrer Einrichtung: die Neuaufnahme von Bewohner*innen. Wir erheben Daten, erstellen Risikoanalysen und liefern eine vollständige, MD-konforme Pflegedokumentation – prüffertig und integrierbar in Ihre bestehenden Systeme.

01

Integration in Ihre Systeme

Wir liefern ein abnahmefertiges Ergebnis, das sich nahtlos in Ihre bestehende Pflegedokumentation (z. B. Vivendi, MediFox u. a.) integrieren lässt.

02

MD-konforme Dokumentation

Wir liefern eine vollständige, standardgerechte Pflegedokumentation für Neuaufnahmen – inklusive SIS, Risikoeinschätzungen und Pflegeplanung.

03

Externe Aufnahme-Übernahme

Wir übernehmen den gesamten Aufnahmeprozess – von der Datenerhebung bis zur fertigen Pflegedokumentation innerhalb von 24 Stunden.

04

Risikoerfassung & Qualität

Systematische Risikoanalysen und kontinuierliche Qualitätssicherung für Neuaufnahmen in Ihrer Einrichtung.

05

Zeit- und Kostenersparnis

Weniger Aufwand pro Neuaufnahme, weniger Folgekosten durch vermeidbare Zwischenfälle – mehr Zeit für direkte Pflege.

Pflegeeinrichtungen im Fokus – sichere Prozesse ab Tag eins

NaviCare Now begleitet Ihre Einrichtung durch die anspruchsvollsten Momente

Wir navigieren stationäre Pflegeeinrichtungen sicher durch den komplexen Aufnahmeprozess: von der strukturierten Datenerhebung über Risikoanalysen bis hin zur fertigen, MD-konformen Pflegedokumentation. Unser Ansatz kombiniert Pflegeexpertise mit KI-Unterstützung – DSGVO-konform, prüfsicher und mit spürbarer Entlastung für Ihr Team.

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Pflegeeinrichtungen im Fokus – sichere Prozesse ab Tag eins

Was uns unterscheidet

Wir sind kein weiteres System, sondern Ihr externer Prozesspartner

Das Kernproblem ist selten fehlendes Fachwissen, sondern ein struktureller Engpass: Selbst hervorragend ausgebildete Pflegefachpersonen können kritische Qualitätsanforderungen kaum erfüllen, wenn chronischer Zeitmangel und Überlastung herrschen. NaviCare Now setzt genau hier an – als externer Care- und Prozesspartner, der Verantwortung für die Aufnahme übernimmt und ein fertiges, MD-konformes Ergebnis liefert.

Ergebnisverantwortung statt Mehraufwand

Wir liefern ein vollständig ausgearbeitetes Aufnahme- und Pflegepaket – inklusive SIS, Risikoeinschätzungen und Pflegeplanung. Ihr Team muss keine zusätzliche Software erlernen und keine Rohdaten aufbereiten, sondern arbeitet direkt mit einem prüffähigen Ergebnis.

Qualität durch Pflege-Expertise

Ein Team qualifizierter Pflegefachpersonen erhebt, prüft und strukturiert alle Informationen. Unterstützt durch KI, aber fachlich geführt von Menschen, die Expertenstandards, MD-Anforderungen und den Alltag in stationären Einrichtungen aus eigener Erfahrung kennen.

Kein zusätzliches Doku-Tool

NaviCare Now integriert sich in Ihre bestehenden Dokumentationssysteme (z. B. Vivendi, MediFox u. a.). Sie führen keine neue Software ein, sondern übernehmen geprüfte Daten in Ihr System – ohne IT-Projekt, ohne Schulungsaufwand.

Unser Navigationsprinzip

So läuft die Zusammenarbeit mit NaviCare Now

1. Vorab-Erhebung der Daten

Unsere erfahrenen Pflegefachpersonen sammeln alle erforderlichen Informationen vorab im Gespräch – telefonisch oder per Video – mit der neuen Bewohnerin, Angehörigen und behandelnden Ärztinnen. So erfassen wir medizinische, pflegerische und soziale Daten gründlich und lückenlos, bevor die Person einzieht.
1. Vorab-Erhebung der Daten

2. Fachliche Prüfung & Strukturierung

Die erhobenen Angaben werden auf fachliche Plausibilität und Vollständigkeit geprüft. Mit Unterstützung einer KI strukturieren wir die Informationen und gleichen sie mit aktuellen Pflege-Expertenstandards ab. So entsteht eine konstante, lückenlose Dokumentationsbasis für Ihre Einrichtung.
2. Fachliche Prüfung & Strukturierung

3. Erstellung der Pflegedokumentation

Aus den aufbereiteten Daten erstellen wir die vollständigen Unterlagen für die Erstaufnahme: Strukturierte Informationssammlung (SIS), alle erforderlichen Risikoeinschätzungen (z. B. Sturz-, Dekubitus-, Ernährungs- und Medikationsrisiken) sowie eine individuelle Pflegeplanung inklusive Tagesstruktur und Pflegeportrait.
3. Erstellung der Pflegedokumentation

4. Übergabe & Integration

Innerhalb kürzester Zeit übergeben wir Ihrer Einrichtung ein abnahmefertiges, prüfsicheres Ergebnis. Sie übernehmen die Daten in Ihr bestehendes Dokumentationssystem und schließen die Aufnahme nahtlos ab – Ihr Team ist entlastet und kann sich auf die direkte Pflege konzentrieren.
4. Übergabe & Integration

Das Team hinter Navicare Now

Gründer:innen

Wir sind Pflegeexpert:innen und Tech-Unternehmer – und verstehen sowohl den Alltag auf Station als auch die Anforderungen an skalierbare, datenschutzkonforme Lösungen für Einrichtungen.

Julia Camara

Gründerin & CEO

Examinierte Pflegefachkraft mit über 10 Jahren Erfahrung in der Alten- und Krankenpflege und zertifizierte Pharmareferentin. Julia kennt die Anforderungen stationärer Einrichtungen aus der Praxis – von Expertenstandards über MD-Prüfungen bis hin zu Personalengpässen. Mit Pragmatismus und Empathie sorgt sie dafür, dass NaviCare Now Ihre Teams spürbar entlastet und Qualität messbar absichert.

Justin Güse

Co‑Gründer & CTO

Erfahrener Softwareentwickler und Unternehmer mit Schwerpunkt auf Cloud‑ und DevOps‑Technologien. Als Gründer von DataFortress.cloud baute Justin skalierbare, sichere Plattformen (u. a. für Volkswagen, BMW). Er verantwortet die technische Architektur von NaviCare Now und entwickelt KI‑gestützte, DSGVO‑konforme Lösungen, die sich nahtlos in bestehende Pflegedokumentationssysteme integrieren lassen.

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Antworten für Pflegeeinrichtungen

FAQ – NaviCare Now für stationäre Pflege

Wie funktioniert der Aufnahmeprozess mit NaviCare Now?

NaviCare Now übernimmt die Neuaufnahme extern: Unsere Pflegefachpersonen führen strukturierte Gespräche mit Bewohnerinnen, Angehörigen und behandelnden Ärztinnen – telefonisch oder per Video. Wir erheben alle relevanten medizinischen, pflegerischen und sozialen Daten, prüfen sie fachlich und erstellen daraus ein vollständiges Aufnahme- und Pflegepaket (SIS, Risikoeinschätzungen, Pflegeplanung). Das Ergebnis übergeben wir Ihrer Einrichtung innerhalb der vorgegebenen Fristen, sodass Sie die Daten in Ihr Dokumentationssystem übernehmen können.
Wir erfassen alle Informationen, die für eine MD-konforme Aufnahme notwendig sind: Anamnesen, Diagnosen, Medikation, Pflegebedarf, Mobilität, kognitive Fähigkeiten, Biografie, Gewohnheiten, Ressourcen und Risiken. Die Datenerhebung erfolgt über strukturierte Interviews mit Bewohnerinnen (soweit möglich), Angehörigen und Ärztinnen sowie anhand vorhandener Unterlagen. Unsere Fachpersonen arbeiten nach standardisierten Leitfäden, um Lücken zu vermeiden und eine konsistente Dokumentationsbasis zu schaffen.
In der Regel erhalten Sie das vollständige Aufnahme- und Pflegepaket innerhalb von 24 Stunden nach Abschluss der Datenerhebung – und damit innerhalb der Zeitfenster, die der Medizinische Dienst für Neuaufnahmen erwartet. In Einzelfällen mit komplexen Konstellationen sprechen wir konkrete Fristen mit Ihnen ab. Ziel ist immer: so schnell wie nötig, so gründlich wie möglich – ohne Qualitätskompromisse.
NaviCare Now ist kein weiteres Doku-Tool, sondern liefert vorbereitete Inhalte für Ihre bestehenden Systeme (z. B. Vivendi, MediFox u. a.). Sie erhalten die Ergebnisse in klar strukturierten Dokumenten bzw. Formaten, die Sie in Ihre Software übertragen oder importieren können. Auf Wunsch richten wir gemeinsam mit Ihnen Standards und Vorlagen ein, damit die Integration in Ihre Abläufe möglichst effizient erfolgt.
Die Kosten richten sich nach Leistungsumfang, Einrichtungsgröße und vereinbartem Kontingent. Üblich sind pauschale Beträge pro Neuaufnahme oder monatliche Kontingente für eine bestimmte Anzahl von Aufnahmen. Gerne erstellen wir ein individuelles Angebot auf Basis Ihrer Strukturen und Fallzahlen. In jedem Fall steht für uns im Vordergrund, dass sich die Entlastung in Zeit, Qualität und vermiedenen Folgekosten für Sie rechnet.
Datenschutz und Informationssicherheit haben höchste Priorität. NaviCare Now arbeitet DSGVO-konform, mit Hosting und Verarbeitung in der EU. Zugriffe sind rollenbasiert geregelt, Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Wir schließen mit Ihrer Einrichtung einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab und dokumentieren alle relevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs).
Unsere Arbeit orientiert sich an den aktuellen Expertenstandards in der Pflege sowie den Anforderungen des Medizinischen Dienstes. Alle Aufnahmen werden von qualifizierten Pflegefachpersonen verantwortet, die Erfahrung in stationären Einrichtungen und mit Prüfungen haben. Prozessleitfäden, Checklisten und interne Qualitätssicherungsmaßnahmen sorgen dafür, dass Inhalte vollständig, nachvollziehbar und prüffähig sind.
Ja. Viele Einrichtungen starten mit einem Pilotprojekt für eine definierte Anzahl von Neuaufnahmen oder in ausgewählten Wohnbereichen. So können Sie den Entlastungseffekt und die Qualität der Unterlagen in der Praxis erleben, bevor Sie NaviCare Now breiter ausrollen. Sprechen Sie uns einfach an – wir konzipieren gemeinsam ein Pilot-Setup, das zu Ihrer Einrichtung passt.
Je nach Ausgangssituation lassen sich pro Neuaufnahme bis zu 4,5 Stunden Fachkraftzeit einsparen, weil Datenerhebung, Risikoanalyse und Dokumentationsentwurf extern erfolgen. Gleichzeitig sinkt der Aufwand für Nachdokumentation und Korrekturen. In Summe entsteht mehr Zeit für direkte Pflege, bessere Planbarkeit und weniger Überstunden – insbesondere in hochbelasteten Phasen.
Fehlende Informationen kennzeichnen wir transparent und holen sie nach Möglichkeit nach. Ihre Einrichtung bleibt jederzeit in der Lage, Ergänzungen und Aktualisierungen vorzunehmen. Wir empfehlen klare interne Prozesse, um Änderungen (z. B. neue Diagnosen, Medikationsanpassungen) zeitnah in die Dokumentation zu überführen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Gestaltung dieser Prozesse und passen unsere Zusammenarbeit an Ihre internen Abläufe an.

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