Fachkräftemangel: Alltag in fast jedem Pflegeheim

Der Fachkräftemangel in der Langzeitpflege ist längst keine Zukunftsprognose mehr, sondern tägliche Realität. Studien gehen davon aus, dass in Deutschland bis 2050 rund 600.000 zusätzliche Stellen in der Langzeitpflege benötigt werden, wenn die heutige Versorgungsqualität gehalten werden soll (Bundesgesundheitsblatt, Springer). Gleichzeitig denken viele Pflegekräfte aufgrund hoher Belastung regelmäßig über einen Berufswechsel nach (BMC Nursing).

Für stationäre Einrichtungen bedeutet das: Personal gewinnen reicht nicht – Strukturen müssen so gestaltet werden, dass Fachkräfte bleiben wollen.

Drei Hauptursachen für Überlastung im Pflegealltag

1. Hohe Dokumentationslast

Pflegefachpersonen verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit Dokumentation, statt bei den Bewohner:innen zu sein. Besonders aufwendig sind Neuaufnahmen, Einstufungen und die Erstellung einer vollständigen, MD-konformen Pflegedokumentation.

Ohne klar strukturierte Prozesse und sinnvolle Aufgabenteilung führt das schnell zu Überstunden und Frust.

2. Unklare Prozesse und viele Unterbrechungen

Fehlende Standards bei Übergaben, Neuaufnahmen oder Risikoerfassungen erzeugen Doppelarbeit und Medienbrüche. Informationen gehen verloren, Fragen müssen mehrfach geklärt werden – ein Treiber für Stress und Fehleranfälligkeit im Alltag.

3. Schwierige Vereinbarkeit von Dienstplan und Leben

Kurzfristige Diensteinsprünge, fehlende Planbarkeit und hoher Druck im Team lassen wenig Raum für Regeneration. Studien zeigen, dass Arbeitsbedingungen und Organisation entscheidend dafür sind, ob Pflegekräfte im Beruf bleiben (BMC Nursing).

Entlastungsstrategien: Was Einrichtungen konkret tun können

Prozesse kritisch prüfen und verschlanken

Ein erster Schritt ist eine ehrliche Analyse: Wo entstehen im Alltag die größten Zeitfresser? Häufig sind das Aufnahmeprozesse, Erstgespräche, Risikoanalysen oder die Aufbereitung von Unterlagen für Prüfungen. Standardisierte Abläufe, Checklisten und feste Verantwortlichkeiten reduzieren Rückfragen und Nacharbeiten deutlich.

Digitale Unterstützung gezielt einsetzen

Digitale Pflegedokumentation, strukturierte Erfassungstools und integrierte Systeme können die Dokumentationszeit spürbar senken – sofern sie gut eingeführt und an die Praxis angepasst sind. Das Bundesgesundheitsblatt zeigt, dass digitale Technologien in der Pflege vor allem dann wirksam entlasten, wenn sie in bestehende Prozesse eingebettet und Mitarbeitende geschult werden (Springer).

Externe Entlastung für besonders kritische Prozesse nutzen

Statt alle Aufgaben im Team abbilden zu müssen, kann es sinnvoll sein, einzelne, besonders aufwendige Prozesse – etwa die Neuaufnahme inklusive vollständiger Pflegedokumentation – an spezialisierte externe Partner zu geben. So bleibt mehr Zeit für direkte Versorgung und Teamentlastung, ohne dass an Qualität oder Compliance gespart wird.

Fazit: Fachkräftemangel lässt sich nicht „wegsparen“ – aber smart managen

Der Personalmangel in der Pflege wird die Branche langfristig begleiten. Einrichtungen, die heute in klare Prozesse, sinnvolle Digitalisierung und gezielte externe Unterstützung investieren, schaffen bessere Arbeitsbedingungen für ihre Teams – und sichern gleichzeitig Qualität und Wirtschaftlichkeit.

Wenn Sie prüfen möchten, wie Sie insbesondere den Aufnahme- und Dokumentationsprozess in Ihrer Einrichtung entlasten können, sprechen Sie mit uns: Kontakt aufnehmen.