Wie funktioniert der Aufnahmeprozess mit NaviCare Now?
NaviCare Now übernimmt die Neuaufnahme extern: Unsere Pflegefachpersonen führen strukturierte Gespräche mit Bewohnerinnen, Angehörigen und behandelnden Ärztinnen – telefonisch oder per Video. Wir erheben alle relevanten medizinischen, pflegerischen und sozialen Daten, prüfen sie fachlich und erstellen daraus ein vollständiges Aufnahme- und Pflegepaket (SIS, Risikoeinschätzungen, Pflegeplanung). Das Ergebnis übergeben wir Ihrer Einrichtung innerhalb der vorgegebenen Fristen, sodass Sie die Daten in Ihr Dokumentationssystem übernehmen können.
Welche Daten werden erhoben und wie?
Wir erfassen alle Informationen, die für eine MD-konforme Aufnahme notwendig sind: Anamnesen, Diagnosen, Medikation, Pflegebedarf, Mobilität, kognitive Fähigkeiten, Biografie, Gewohnheiten, Ressourcen und Risiken. Die Datenerhebung erfolgt über strukturierte Interviews mit Bewohnerinnen (soweit möglich), Angehörigen und Ärztinnen sowie anhand vorhandener Unterlagen. Unsere Fachpersonen arbeiten nach standardisierten Leitfäden, um Lücken zu vermeiden und eine konsistente Dokumentationsbasis zu schaffen.
Wie lange dauert es bis zur fertigen Dokumentation?
In der Regel erhalten Sie das vollständige Aufnahme- und Pflegepaket innerhalb von 24 Stunden nach Abschluss der Datenerhebung – und damit innerhalb der Zeitfenster, die der Medizinische Dienst für Neuaufnahmen erwartet. In Einzelfällen mit komplexen Konstellationen sprechen wir konkrete Fristen mit Ihnen ab. Ziel ist immer: so schnell wie nötig, so gründlich wie möglich – ohne Qualitätskompromisse.
Wie integrieren wir die Daten in unser bestehendes System?
NaviCare Now ist kein weiteres Doku-Tool, sondern liefert vorbereitete Inhalte für Ihre bestehenden Systeme (z. B. Vivendi, MediFox u. a.). Sie erhalten die Ergebnisse in klar strukturierten Dokumenten bzw. Formaten, die Sie in Ihre Software übertragen oder importieren können. Auf Wunsch richten wir gemeinsam mit Ihnen Standards und Vorlagen ein, damit die Integration in Ihre Abläufe möglichst effizient erfolgt.
Was kostet NaviCare Now pro Neuaufnahme?
Die Kosten richten sich nach Leistungsumfang, Einrichtungsgröße und vereinbartem Kontingent. Üblich sind pauschale Beträge pro Neuaufnahme oder monatliche Kontingente für eine bestimmte Anzahl von Aufnahmen. Gerne erstellen wir ein individuelles Angebot auf Basis Ihrer Strukturen und Fallzahlen. In jedem Fall steht für uns im Vordergrund, dass sich die Entlastung in Zeit, Qualität und vermiedenen Folgekosten für Sie rechnet.
Wie sicher sind die Daten und wo werden sie verarbeitet?
Datenschutz und Informationssicherheit haben höchste Priorität. NaviCare Now arbeitet DSGVO-konform, mit Hosting und Verarbeitung in der EU. Zugriffe sind rollenbasiert geregelt, Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Wir schließen mit Ihrer Einrichtung einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab und dokumentieren alle relevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs).
Welche Qualitätsstandards erfüllt NaviCare Now?
Unsere Arbeit orientiert sich an den aktuellen Expertenstandards in der Pflege sowie den Anforderungen des Medizinischen Dienstes. Alle Aufnahmen werden von qualifizierten Pflegefachpersonen verantwortet, die Erfahrung in stationären Einrichtungen und mit Prüfungen haben. Prozessleitfäden, Checklisten und interne Qualitätssicherungsmaßnahmen sorgen dafür, dass Inhalte vollständig, nachvollziehbar und prüffähig sind.
Können wir NaviCare Now zunächst testen oder pilotieren?
Ja. Viele Einrichtungen starten mit einem Pilotprojekt für eine definierte Anzahl von Neuaufnahmen oder in ausgewählten Wohnbereichen. So können Sie den Entlastungseffekt und die Qualität der Unterlagen in der Praxis erleben, bevor Sie NaviCare Now breiter ausrollen. Sprechen Sie uns einfach an – wir konzipieren gemeinsam ein Pilot-Setup, das zu Ihrer Einrichtung passt.
Wie viel Zeit spart unser Team wirklich?
Je nach Ausgangssituation lassen sich pro Neuaufnahme bis zu 4,5 Stunden Fachkraftzeit einsparen, weil Datenerhebung, Risikoanalyse und Dokumentationsentwurf extern erfolgen. Gleichzeitig sinkt der Aufwand für Nachdokumentation und Korrekturen. In Summe entsteht mehr Zeit für direkte Pflege, bessere Planbarkeit und weniger Überstunden – insbesondere in hochbelasteten Phasen.
Was passiert, wenn Informationen fehlen oder sich nachträglich ändern?
Fehlende Informationen kennzeichnen wir transparent und holen sie nach Möglichkeit nach. Ihre Einrichtung bleibt jederzeit in der Lage, Ergänzungen und Aktualisierungen vorzunehmen. Wir empfehlen klare interne Prozesse, um Änderungen (z. B. neue Diagnosen, Medikationsanpassungen) zeitnah in die Dokumentation zu überführen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Gestaltung dieser Prozesse und passen unsere Zusammenarbeit an Ihre internen Abläufe an.
Bereit für mehr Effizienz in Ihrer Einrichtung?
Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo – wir zeigen Ihnen live, wie viel Zeit und Aufwand Sie mit Navicare Now sparen können. Oder fordern Sie unverbindlich Infomaterial an.